Das beste Kassensystem für die Gastronomie

Arbeiten Sie in der Gastronomie und möchten effizienter, einfacher und fehlerfrei arbeiten?
Dann ist ein gutes Gastronomie-Kassensystem kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für Sie.
Egal, ob Sie ein Café, Restaurant, Bistro, Imbiss oder Hotel betreiben, mit der richtigen Software behalten Sie die Kontrolle über Ihr Geschäft.

In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, was ein modernes Kassensystem für die Gastronomie ist.
Wir erläutern, warum es wichtig ist, worauf Sie achten sollten und was es letztendlich bringt.

Was ist ein Kassensystem?
Ein Kassensystem ist mehr als nur eine Kassenlade für Wechselgeld oder einen Drucker für Quittungen aus einem POS-Drucker.
Es ist ein digitales System, das Ihnen bei folgenden Aufgaben hilft:

• Aufnehmen von Bestellungen.
• Verarbeiten von Zahlungen wie Karte, Bargeld oder auf Rechnung.
• Überweisungen und Rechnungen drucken.
• Bestandsverwaltung von Artikeln.
• Tischverwaltung.
• Einsicht in Berichte und Statistiken.

Alles funktioniert nahtlos in einem System zusammen.
Für tägliche Arbeiten wird in der Regel ein Touchscreen zusammen mit POS-Druckern und Kartenterminals verwendet.


Für wen ist ein Kassensystem geeignet?
Ein gutes Kassensystem passt zu jedem Gastronomiebetrieb.
Denken Sie an:

• Restaurants
• Cafés
• Bars
• Bistros
• Imbisse
• Hotels
• Abhol- und Lieferdienste

Haben Sie Personal?
Dann möchten Sie schnell und möglichst fehlerfrei arbeiten.
Eine einfache Einarbeitung des Personals ist wichtig, damit Aushilfen und Vertretungen schnell mit dem System arbeiten können.

Sind Sie selbstständig?
Dann möchten Sie einen umfassenden Überblick und die Annehmlichkeiten eines Kassensystems.

In beiden Situationen unterstützt Sie ein Kassensystem jederzeit!

Ein modernes Kassensystem für das Gastgewerbe bietet nicht nur Schnelligkeit und Komfort, sondern auch Übersicht, Effizienz und bessere Kontrolle über Ihr Geschäft.
Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile im Detail erläutert:

1. Schnellere Auftragsabwicklung

• Bestellungen werden direkt und schnell über einen zentralen Bildschirm eingegeben.
• Der Service läuft reibungsloser, da die Mitarbeiter keine Zeit mit dem Entziffern von handgeschriebenen Notizen verlieren.
• Automatische Verbindungen zu Ihrem Küchendrucker, Bardrucker und/oder Ausgabelokal-Drucker.

2. Weniger Fehler, mehr Effizienz

• Durch die digitale Eingabe machen Mitarbeiter weniger Fehler.
• Alle Bestellungen sind sofort lesbar, vollständig und klar für alle.
• Keine vergessenen Getränke, Gerichte oder Sonderwünsche, da das Kassensystem genau angibt, was zu tun ist.
• Bestandsverwaltung, Tische, Reservierungen und Zahlungen.
• Alle Funktionen des Systems sind miteinander verknüpft.

3. Klare Übersicht

• Jeder Teil einer Bestellung ist zentral einsehbar.
• Sie sehen sofort, was verkauft wurde, welche Tische noch offen sind und wie viel Trinkgeld gegeben wurde.
• Bessere Kommunikation zwischen Küche, Service und Bar.
• Kein Durcheinander mehr mit losen Zetteln, unklaren Texten oder Missverständnissen unter Mitarbeitern.

4. Einfaches Management und Einblick in die Leistung

• Echtzeit-Übersicht über Umsatz, Lagerbestand und beliebte Produkte.
• Direkte Einsicht in die Leistung der Mitarbeiter und Verkaufsstatistiken.
• Bessere Planung dank klarer Daten und Berichte.
• Sie haben Kontrolle über die Zahlen und Ihren Lagerbestand.
• Am Ende des Tages sehen Sie genau, was passiert ist.
• Sie wissen, welche Produkte gut laufen, wie hoch Ihr Umsatz ist und wie beschäftigt es stündlich oder täglich war.
• Mit einem sogenannten Z-Bon machen Sie einen Abschluss des Umsatzes und der Zahlungen für einen Zeitraum.
• In der Regel ist das ein Tag, kann sich jedoch bis in die Nacht erstrecken.

5. Besserer Kundenservice

• Ihre Mitarbeiter können Gäste schneller bedienen und es bleibt mehr Zeit für die Gäste.
• Schnellerer Service führt zu zufriedeneren Kunden.
• Weniger Fehler bedeuten weniger Beschwerden und bessere Bewertungen.
• Optionen für einfaches Bezahlen, wie kontaktloses Bezahlen und geteilte Rechnungen, erhöhen den Komfort Ihrer Gäste.
• Ein Kassensystem steigert die Kundenzufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit, dass Gäste zurückkehren.

Zusammenfassend sorgt ein modernes Kassensystem in der Gastronomie dafür, dass Ihr Geschäft reibungsloser läuft, Fehler erheblich reduziert werden und Ihre Kunden zufrieden nach Hause gehen.

Moderne Gastronomie-Kassensysteme sind oft cloudbasiert und arbeiten auf mehreren Geräten gleichzeitig.
Einige Systeme verfügen über eine Hybrid-Funktion. Mit einer Hybrid-Funktion kann sowohl lokal (vor Ort) als auch in der Cloud gearbeitet werden.
Durch ständige Synchronisation landet schließlich alles im Cloud-System, sodass alle Berichte stimmen.

Hier sind einige der wichtigsten Punkte, auf die Sie achten sollten:

Touchscreen und mobile Nutzung

• Das System muss schnell und intuitiv arbeiten, auch auf Tablets oder Smartphones.
• So können Sie das Kassensystem überall nutzen.

Verbindung mit Bon- und Küchendruckern

• Bestellungen gehen direkt an den richtigen Ort: Bar, Küche oder Theke.
• Missverständnisse werden minimiert.

Integration von Kartenterminals

• Schnelle Zahlungen, keine doppelte Eingabe.
• Ihr System kommuniziert mit dem Kartenlesegerät, der Kunde bezahlt und Sie sind fertig.

Tap to Pay Integration

• Gäste können einfach an ihrem Tisch per Tap to Pay bezahlen.
• Dies ist eine Smartphone-App, die überall verwendet werden kann.
• Ein angenehmer Nebeneffekt sind die niedrigen monatlichen Kosten und die Möglichkeit, das eigene Smartphone zu nutzen, sofern es einen NFC-Reader eingebaut hat.

Rechnungsintegration

• Für Stammgäste ist es oft selbstverständlich, dass sie auf Rechnung bestellen können.
• Die Auswahl des Gastes und die Rechnungsstellung sollten einfach funktionieren und nicht an einen festen Zeitraum gebunden sein.
• Auch der Zeitpunkt, an dem der Gast seine Rechnung bezahlt, sollte einfach funktionieren.

Tischverwaltung

• Sie sehen genau, welche Tische besetzt sind, welche reserviert sind und was bestellt wurde.
• Dies ist einfach für Service und Planung.

Reservierungsfunktion

• Gäste können über Ihre eigene Website online reservieren.
• Sie behalten den Überblick. Sehr nützlich für ruhige und Stoßzeiten.

Lagerverwaltung

• Trotz aller Automatisierungsmöglichkeiten funktioniert das "Hinterseite eines Zigarettenkästchens" für einige Unternehmer immer noch.
• Aber das Verfolgen vieler verschiedener Produkte ist oft eine Herausforderung oder kostet viel Zeit.
• Besonders bei Artikeln, die teuer sind und/oder eine begrenzte Haltbarkeit haben.
• In diesem Fall ist eine Form der Bestandsverwaltung sehr nützlich. Dadurch verhindern Sie Engpässe und Verschwendung.
• Einige Systeme passen den Bestand automatisch bei jedem Verkauf an.

Verbindung zu Küchen- oder Barbildschirmen

• Anstelle von Papierquittungen können Sie auch mit einem digitalen Bildschirm arbeiten.
• Alles wird in der Reihenfolge angezeigt, keine Sucharbeit und immer auf dem neuesten Stand.
• Natürlich hat dieses System auch Nachteile wie Hygiene, da der Bildschirm ständig von Hand bedient wird.
• Daher ist es eine persönliche Entscheidung, wie Sie unter Berücksichtigung der Hygieneregeln arbeiten möchten.

Benutzerrechte und Registrierung des Personals

• Sie bestimmen, wer Zugriff auf bestimmte Informationen hat und welche Aktionen im System durchgeführt werden dürfen.
• Sie erfassen Arbeitszeiten, Pausen und sehen genau, wer was verkauft hat.

Was Sie genau für ein Kassensystem benötigen, hängt stark von der Struktur des Systems ab.
Im Allgemeinen lassen sich Kassensysteme in zwei Typen unterteilen:

1. App-intensive Kassensysteme
2. Webbasierte Kassensysteme (Cloudsysteme)

1. App-intensive Kassensysteme
App-intensive Kassensysteme nutzen Software, die speziell für bestimmte Betriebssysteme wie Android, iOS oder Windows entwickelt wurde. Diese Software muss auf jedem Gerät installiert und regelmäßig aktualisiert werden. Die Datenspeicherung erfolgt dabei meist lokal oder in der Cloud. Aufgrund der immer strengeren Anforderungen, die App-Stores an Anwendungen stellen, ist bei diesen Systemen moderne Hardware erforderlich. Zudem müssen Sie mit der Installation und Wartung von Druckertreibern und Netzwerken rechnen, was zusätzliche Kosten und Verwaltung erfordert.

Zusammenfassung

• Teure Hardware
• Begrenzte Auswahl an Betriebssystemen
• Abhängigkeit von App-Stores
• Spezifische POS-Drucker (mit Treibern)
• Zusätzliche Kosten: Fachkundige Hilfe für Installation und Wartung von Druckern
• Zusätzliche Kosten: Fachkundige Hilfe für die Netzwerkverwaltung
• Internetverbindung erforderlich

2. Webbasierte Kassensysteme (Cloudsysteme)
Webbasierte Kassensysteme laufen vollständig über einen Browser und sind nicht softwareintensiv. Dadurch sind sie nicht von einem bestimmten Betriebssystem abhängig. Sogar ältere PCs, einfache Android-Geräte oder beispielsweise ein Raspberry Pi können problemlos mit diesen Kassensystemen arbeiten. Bei webbasierten Systemen werden POS-Drucker über Cloud-Verbindungen gesteuert (beispielsweise über MQTT, HTTP oder Sockets). Diese Drucker benötigen keine separaten Treiber, wodurch Installation und Wartung erheblich einfacher sind. Zudem ist kaum Netzwerkverwaltung erforderlich, da es einfach weniger zu verwalten gibt.

Zusammenfassung

• Kostengünstige Hardware
• Nur ein Browser erforderlich (unabhängig vom Betriebssystem)
• Cloud-POS-Drucker ohne Treiberinstallation
• Kein spezialisierter Netzwerkadministrator erforderlich
• Internetverbindung erforderlich

Vielleicht arbeiten Sie noch mit einem alten System oder erledigen alles mit Stift, Papier und separaten Kartenzahlungen.
Das funktioniert zwar, kostet aber Zeit, führt zu Stress und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Oder Sie suchen nach einem kostengünstigeren System, das genauso gut oder sogar besser funktioniert als Ihr aktuelles POS-System.

Eine neue Kasse für die Gastronomie:

• Läuft schneller
• Macht die Arbeit übersichtlicher
• Unterstützt Ihr Wachstum
• Gibt Ruhe in stressigen Zeiten

Es sorgt dafür, dass Sie und Ihr Team das tun können, was Sie am besten können: gut arbeiten und hervorragenden Service bieten!


Worauf sollten Sie beim Kauf achten?

• Benutzerfreundlichkeit
• Wählen Sie ein System, das einfach zu bedienen ist, damit Sie keine kostbare Zeit mit endlosen Schulungen verlieren.

Flexibilität

• Kann es mit Ihrem Geschäft wachsen?
• Neue Standorte oder zusätzliche Funktionen?
• Wunschliste?

Service und Support

• Gibt es Unterstützung, wenn etwas schiefgeht?
• Ist der Lieferant in Notfällen verfügbar, während bei Ihnen Hochbetrieb herrscht?

Integrationen

• Funktioniert das System mit Ihrem Kartenlesegerät, Küchendrucker, Reservierungssystem und Buchhaltung?

Kosten

• Achten Sie auf die Gesamtkosten, nicht nur auf den Anschaffungspreis. Denken Sie an monatliche Kosten, Support und Updates.

Die Zukunft

• Alles dreht sich um Daten und Komfort, und moderne Kassensysteme entwickeln sich ständig weiter.
• Denken Sie an KI-Berichte, automatische Vorschläge und sogar sprachgesteuerte Bestellungen. All das, um Ihnen Zeit zu sparen und Ihren Umsatz zu steigern.

Ein gutes Kassensystem ist eine clevere Investition
Das richtige Kassensystem reduziert Fehler, beschleunigt den Service und gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihr Geschäft. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder schon seit Jahren dabei sind: Der Umstieg auf ein modernes System ist immer ein Fortschritt.

Mitwachsen
Möchten Sie ein Kassensystem, das mitdenkt, mitwächst und Ihre Arbeit erleichtert? Dann ist es an der Zeit, über eine einfache Kasse hinauszublicken und sich für eine intelligente Gesamtlösung zu entscheiden.