Was ist ein Gastronomie-Kassensystem?
Ein Gastronomie-Kassensystem ist vergleichbar mit einem Zähler, der erfasst, wie viele Produkte verkauft wurden und an wen. Es handelt sich um einen digitalen Prozess, bei dem Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit eine wichtige Rolle spielen. Die Abläufe sind optimal auf Bars, Cafés, Snackbars, Fast-Food-Betriebe und Restaurants abgestimmt.
Der Workflow, von der Bestellaufnahme über Zahlungen bis hin zu Reservierungen, sorgt für eine optimierte und reibungslose Betriebsführung. Ein Gastronomie-Kassensystem bietet täglich einen klaren Überblick und reduziert Fehler im laufenden Betrieb. Alle Daten werden in einer Datenbank gespeichert und können direkt oder indirekt für ein Buchhaltungsprogramm bereitgestellt werden.
Xootle POS ist genau ein solches System, speziell für die Gastronomie entwickelt. Es ermöglicht schnelle Bestell- und Bezahlprozesse, bietet umfangreiche Berichte und Auswertungen, unterstützt Yield Management und verfügt über eine umfassende Benutzerverwaltung.
Auf welchen Geräten kann ich das Kassensystem nutzen?
Das Kassensystem ist vollständig geräteunabhängig und lässt sich auf einer Vielzahl von Geräten nutzen, darunter PCs, Tablets und Smartphones. Es läuft direkt im Browser, ganz ohne Installation einer separaten App, und ist mit den Betriebssystemen Windows, macOS, Android und iOS kompatibel. So können Sie flexibel entscheiden, welche Hardware am besten zu Ihrem Betrieb passt.
Das bedeutet auch, dass Sie bestehende Geräte weiterverwenden können, ohne in neue Hardware investieren zu müssen. Ob an der Theke auf einem festen PC, am Tisch mit einem Tablet oder unterwegs auf dem Smartphone – Xootle POS ist immer und überall einsatzbereit.
Kann ich Zahlungen über das Kassensystem teilen?
Ja, mit Xootle POS sind flexible Teilzahlungen problemlos möglich, ohne dass der Tisch separat aufgeteilt werden muss. So kann beispielsweise eine Person die Getränke übernehmen, während eine andere die Speisen bezahlt. Auch geschäftliche und private Ausgaben an einem Tisch lassen sich unkompliziert voneinander trennen.
Darüber hinaus unterstützt Xootle POS verschiedene Zahlungsarten innerhalb einer einzigen Rechnung. Wenn beispielsweise ein Gast bar und ein anderer mit Karte bezahlt, ist das problemlos möglich. Das spart Zeit an der Kasse, sorgt für zufriedene Gäste und reduziert Fehler bei der Abrechnung. Besonders in Restaurants mit größeren Gruppen oder Geschäftskunden ist diese Funktion im Alltag ein echter Vorteil.
Was passiert bei einem Internetausfall mit dem Kassensystem?
Die Kassensoftware arbeitet in der Cloud. Für zusätzliche Sicherheit gibt es jedoch auch eine Hybrid-Version. Mit dieser Lösung erhalten Sie einen Mini-Server, mit dem Sie lokal arbeiten können. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, werden alle Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert.
Bitte beachten Sie: Im Falle eines Internetausfalls funktionieren die meisten Kartenzahlungsgeräte nicht mehr, da sie über das Internet mit einem Zahlungsanbieter wie Xootle Pay kommunizieren.
Deshalb empfehlen wir von Xootle Ihnen, eine zweite Internetverbindung, beispielsweise eine 4G- oder 5G-Backup-Verbindung, zu nutzen. So können sowohl das Kassensystem als auch das Kartenzahlungsgerät ohne Unterbrechung weiterarbeiten, selbst wenn die Festnetzverbindung ausfällt.
Wie läuft der Bestellprozess über das Kassensystem ab?
Mit Xootle POS können Sie Bestellungen schnell über Plus- und Minustasten eingeben. Zusätze können hinzugefügt und Nachrichten bei Bestellungen platziert werden. Sobald die Bestellung eingegeben ist, kann sie direkt in die Küche gesendet werden.
Welche Zahlungsmethoden werden vom Kassensystem von Xootle unterstützt?
Xootle unterstützt verschiedene Zahlungsmethoden, sowohl im direkten Kontakt als auch online. Dazu gehören Barzahlungen, Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte sowie Vorauszahlungen mit Guthabenkarten, Gutscheinen oder Geschenkkarten.
Wie kann ich meine Küche automatisieren?
Neben traditionellen Bondruckern bietet Xootle POS die Möglichkeit, Bestellungen vollständig digital über Küchen- und Ausgabebildschirme zu verarbeiten. Eingehende Bestellungen werden in chronologischer Reihenfolge auf dem Bildschirm in der Küche angezeigt. Sobald ein Gericht fertig ist, kann der Koch dies bestätigen. Das Servicepersonal sieht dann auf dem Ausgabebildschirm, dass die Bestellung zum Tisch gebracht werden kann.
Kann ich mit Xootle mehrere Standorte über ein einziges System verwalten?
Ja, mit Xootle ist das möglich. Jeder Standort verfügt über eine eigene Verwaltung, Sie können jedoch Rechte, Produkte und Einstellungen für jeden Standort separat verwalten. Das ist ideal für Ketten oder Unternehmer mit mehreren Geschäften.
Wie sieht es mit Sicherheit und Updates bei Xootle aus?
Xootle ist als cloudbasiertes System oder als zusätzliche Hybridlösung verfügbar. Updates werden automatisch durchgeführt, sodass Sie immer mit den neuesten Funktionen arbeiten.
Sicherheitsmaßnahmen:
- HTTPS für alle Verbindungen
- Hash-gespeicherte Passwörter
- Kontinuierliche Überwachung auf verdächtige Aktivitäten
- Vollständige PCI-Konformität für sichere Transaktionen
Wie hoch sind die Kosten und wie sieht es mit dem Support aus?
Xootle arbeitet mit einem monatlichen Abonnement und einer Kündigungsfrist von zwei Monaten. Sehen Sie sich die Preisliste von Xootle an.
Im Preis inbegriffen sind:
- Regelmäßige Updates
- Zugang zu vielen Modulen
- Support für Benutzer mit Erfahrung im Gastgewerbe
Unser 24/7-Support ist seit über 25 Jahren Standard.
Für neue Nutzer bieten wir optional Fernschulungen an. Diese werden auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten und pro Stunde abgerechnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine oder zehn Personen teilnehmen, Sie zahlen nur für die Schulung, nicht pro Teilnehmer.
Prüfen Sie hier Ihren Preis
Was kostet ein Kassensystem für das Gastgewerbe?
Ein Kassensystem für das Gastgewerbe wie Xootle POS kostet 19,95 € pro Monat zzgl. MwSt. Dafür erhalten Sie ein professionelles Kassensystem, mit dem Sie alles von verschiedenen Verkaufsstellen aus regeln können, z. B. über PC, Tablet oder Smartphone. Auch die Lagerverwaltung und Ihre gesamte Buchhaltung sind im Preis inbegriffen. Selbstverständlich können PIN-Terminals und Tap-to-Pay-Zahlungslösungen angebunden werden.
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Verfügt Xootle über Tischverwaltung und Reservierungsmöglichkeiten?
Ja, Xootle unterstützt unbegrenzt viele Grundrisse mit interaktiven Tischen oder anderen Objekten. Reservierungen können manuell eingegeben oder automatisch über Verknüpfungen mit externen Reservierungssystemen vorgenommen werden. Auch Reservierungen über Ihre eigene Website sind möglich.
Ist Xootle POS TSE-konform?
Ja. Ab dem 29. Juni 2026 ist Xootle POS vollständig TSE-konform. Die Anbindung erfolgt über die Fiskaltrust-Middleware, einem zentralen Schnittstellensystem, das Ihnen die freie Wahl Ihres TSE-Anbieters ermöglicht. Sie schließen einen separaten Vertrag mit dem TSE-Anbieter ab, während wir dafür sorgen, dass das Kassensystem reibungslos mit der gewählten Lösung zusammenarbeitet. So bleiben Sie flexibel und vermeiden eine Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter.
Ist Xootle POS GoBD- und KassenSichV-konform?
Ja. Xootle POS erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) sowie der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Sämtliche Transaktionen werden manipulationssicher und revisionssicher aufgezeichnet. Updates werden automatisch eingespielt, sodass Sie bei Gesetzesänderungen immer auf dem aktuellen Stand sind, ohne selbst eingreifen zu müssen.
Wie funktioniert der DSFinV-K-Export bei einer Kassen-Nachschau?
Bei einer Kassen-Nachschau durch das Finanzamt können alle relevanten Daten per Mausklick als standardisierter DSFinV-K-Export (im CSV- oder XML-Format) bereitgestellt werden. So liegen alle Transaktionen, Stornos und Belege strukturiert vor und können direkt an den Prüfer oder Ihren Steuerberater übergeben werden — ohne aufwendige Vorbereitung.
Was bedeutet die Kassenmeldepflicht (ELSTER) für mich als Gastronom?
Seit 2025 müssen elektronische Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt über das ELSTER-Portal gemeldet werden. Diese Meldung umfasst unter anderem Angaben zur Kasse, zur eingesetzten TSE und zum Betriebsstandort. Xootle stellt Ihnen alle erforderlichen Daten (Seriennummern, Zertifizierungs-ID der TSE, etc.) übersichtlich zur Verfügung, sodass Sie die Meldung schnell und korrekt erledigen können.
Wie wird die Belegausgabepflicht mit Xootle POS erfüllt?
Xootle POS erfüllt die gesetzliche Belegausgabepflicht auf flexible Weise: Belege können klassisch über einen Bondrucker ausgedruckt oder digital per E-Mail oder QR-Code an den Gast ausgegeben werden. So sparen Sie nicht nur Papier, sondern bieten Ihren Gästen auch eine moderne und umweltfreundliche Option.
Bietet Xootle eine DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater?
Ja. Über die integrierte Buchhaltungssoftware von Xootle werden alle Kassendaten automatisch erfasst und können in den gängigen Formaten — einschließlich DATEV — exportiert werden. Ihr Steuerberater erhält alle relevanten Daten strukturiert und prüfungssicher, ohne dass Sie manuell etwas aufbereiten müssen.
Funktioniert das System mit einer Funkbonierung am Tisch?
Ja. Mit Xootle POS können Bestellungen direkt am Tisch über Smartphones oder Tablets aufgenommen und drahtlos an Küche oder Bar gesendet werden. Das spart Laufwege, beschleunigt den Service und reduziert Fehler bei der Bestellaufnahme. In Verbindung mit unseren MQTT-Druckern oder Küchenbildschirmen läuft der gesamte Bestellprozess vollständig digital.
Welche Trinkgeldfunktionen bietet Xootle POS?
Xootle POS verfügt über ein integriertes Trinkgeldsystem, das das Trinkgeld automatisch der richtigen Person zuweist — vollständig automatisiert und steuerlich korrekt erfasst. Ob bar oder per Karte: Die Abrechnung gestaltet sich für Sie und Ihr Team transparent und unkompliziert.
Welche Kartenterminals und Zahlungsanbieter sind kompatibel?
Xootle POS unterstützt eine breite Palette an Kartenterminals und Zahlungsanbietern. Über Xootle Pay haben Sie zudem eine vollintegrierte Bezahllösung direkt im System, inklusive Tap-to-Pay-Funktion. So können Sie Bar-, EC-, Kredit- und kontaktlose Zahlungen (Apple Pay, Google Pay) sowie Gutscheine und Geschenkkarten ohne zusätzliche Geräte abwickeln. Bei Internetausfall sorgt unsere Hybrid-Lösung in Kombination mit einer 4G/5G-Backup-Verbindung dafür, dass weiterhin kassiert werden kann.
Welche Berichte und Analysen bietet das Kassensystem?
Xootle POS bietet umfassende Berichte und Auswertungen in Echtzeit. Sie können Daten täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder für einen frei wählbaren Zeitraum einsehen. Dazu zählen Umsatzübersichten, Verkaufsstatistiken nach Artikel, Mitarbeiter oder Zeitraum, Z-Berichte für den Tagesabschluss sowie detaillierte Analysen zur Performance einzelner Standorte. So treffen Sie geschäftliche Entscheidungen auf Basis fundierter Daten — nicht aus dem Bauch heraus.
Wie funktioniert die Mitarbeiterverwaltung mit individuellen Zugriffsrechten?
Mit Xootle POS erhält jeder Mitarbeiter einen eigenen Login mit individuellen Zugriffsrechten. So können Sie genau steuern, wer welche Informationen einsehen oder welche Aktionen (z. B. Stornos, Rabatte, Berichte) durchführen darf. Zusätzlich werden Arbeitszeiten und individuelle Verkaufsstatistiken pro Mitarbeiter automatisch erfasst — ideal für die Schichtplanung und für transparentes Personalmanagement.
Bietet Xootle eine Happy-Hour- oder Rabattfunktion mit zeitgesteuerten Preisen?
Ja. Mit Xootle POS können Sie Rabatte und Preisstufen zeitgesteuert hinterlegen — etwa für eine Happy Hour, ein Mittagsmenü oder spezielle Wochentags-Angebote. Die richtigen Preise werden automatisch angewendet, sodass Ihr Servicepersonal sich nicht um manuelle Anpassungen kümmern muss. Zusätzlich können Sie Personalrabatte automatisch nach festgelegten Prozentsätzen gewähren.
Wie funktioniert die Anbindung an Lieferdienste und externe Bestellplattformen?
Mit Xootle POS können Ihre Gäste über Ihre eigene Website Bestellungen zur Abholung oder Lieferung aufgeben — zu deutlich geringeren Kosten als bei externen Plattformen. Bestellungen werden automatisch ins Kassensystem übernommen, unabhängig von Höhe oder Menge zahlen Sie nur 0,60 € pro erfolgreicher Bestellung. Online-Zahlungen sind dabei ohne zusätzliche Kosten möglich, lediglich die üblichen Transaktionsgebühren fallen an. Auch Verknüpfungen mit bestehenden Bestellplattformen sind möglich.
