Kartenterminal für die Gastronomie: Worauf sollten Sie achten?

Für einen reibungslos funktionierenden Kartenterminal ist es ratsam, im Voraus Ihre Anforderungen festzulegen. Ein Kartenterminal ist kein Allheilmittel, sondern ein Instrument zur Beschleunigung des Bezahlvorgangs. Die Kombination von Kasse und Kartenterminal ist oft wichtiger als die Funktionalität des Terminals allein.

Hier einige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

Kontaktlos & Mobil
Schnellerer Bezahlvorgang, weniger physische Interaktionen.
Das geschieht über das Kartenterminal.

Trinkgeldaufforderung
Konkreter, sichtbarer Anreiz für Service-Belohnungen.
Es wird empfohlen, die Kassensoftware die Verarbeitung des Trinkgeldes bestimmen zu lassen.

POS-Integration
Automatische Datenübernahme, weniger Eingabefehler.
Das Kassensystem für die Gastronomie sollte in der Lage sein, den zu zahlenden Betrag zu erhöhen, damit dies dann an das Kartenterminal weitergeleitet werden kann. So können Sie Trinkgeld oder "Barzahlungen" einfach verwalten.

Loyalitätsverbindung
Treuekarten und Rabatte ohne separate Scanner.
Die Kassensoftware muss die Treuekarten verarbeiten können, damit dies administrativ korrekt abgewickelt wird. In diesen Situationen übernimmt das Terminal hauptsächlich die Rolle des Scanners.

Mehrsprachige Schnittstelle
Bessere Erfahrung für Touristen.
Die Kasse mit Kartenterminal sollte dies unterstützen.

QR-Zahlungen
Zusätzliche Option für Gäste ohne Bankkarte.
QR-Zahlungen können über eine Tap-to-Pay-App oder die Kassensoftware initiiert werden.

End-to-End-Verschlüsselung
Reduziert Betrug und Rückbuchungen.
Dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Cloud-Dashboard
Echtzeitdaten zu Transaktionen, Stoßzeiten und Ticketgrößen.
Eine ideale Kasse mit Kartenterminal für die Gastronomie erfasst alles, sodass Sie einen zentralen Punkt haben.

Funktion zum Teilen der Rechnung
Lassen Sie Gästegruppen einfach die Rechnung teilen.
Die Kassensoftware sollte die Aufteilung für Sie erledigen, damit Sie wissen, welche Artikel zu welcher Zahlung gehören. Ein Kartenterminal kennt nur den Betrag, nicht die zugrunde liegende Transaktion.

Offline-Modus
Zahlungen funktionieren auch bei kurzen Internetausfällen.
Es gibt Zahlungsanbieter, die Offline-Zahlungen unterstützen. Der Kunde darf bis zu einem vereinbarten Betrag bezahlen. Die tatsächliche Zahlung erfolgt, sobald die Dienste wieder online sind.

Moderne Geräte kombinieren diese Funktionen in einem benutzerfreundlichen Paket. Ein gutes Kartenterminal wirkt für Gäste intuitiv, selbst wenn sie es zum ersten Mal verwenden.

Verschlüsselungsstandards wie PCI DSS und Point-to-Point-Verschlüsselung sind mittlerweile für alle Anbieter verpflichtend.
Verwenden Sie die folgenden "Best Practices":

Physische Kontrolle
Bewahren Sie Geräte nach Geschäftsschluss in einer verschlossenen Schublade oder einem Safe auf.
Verhindern Sie unbefugten Zugriff auf die Ausrüstung.

Regelmäßige Inspektionen
Überprüfen Sie auf Skimming-Hardware rund um den Kartenschlitz.
Schulen Sie das Personal, um Unregelmäßigkeiten zu erkennen.

Rechteverwaltung
Geben Sie Managern mehr Rechte als dem Bedienpersonal, um Rückerstattungsbetrug zu minimieren.
Verfolgen Sie, wer welche Transaktionen storniert oder rückgängig macht.

Seelenfrieden
Erhöhte Sicherheit bedeutet auch mehr Ruhe für Mitarbeiter. Ein Café-Besitzer aus Rotterdam: "Mein Personal fühlt sich sicherer, seit wir weniger Bargeld im Haus haben. Besonders zur Schließzeit gibt es mehr Ruhe, da wir nicht mehr mit großen Beträgen auf die Straße müssen."

1. Der Kauf eines Kartenterminals erfordert eine höhere Investition von 350,00 € bis 1.200,00 €, bietet jedoch geringere monatliche Ausgaben.
2. Miete oder Leasing von 20,00 € bis 60,00 € pro Monat bietet Flexibilität, und Wartung sowie Austausch sind in der Regel inbegriffen.
3. Feste Servicekosten wie Abonnement- und Austauschkosten.
4. Variable Transaktionskosten wie Debitkarten, Kreditkarten, MAESTRO und VPay.
5. Überprüfen Sie, wie viele Transaktionen Sie pro Jahr haben und wie hoch der durchschnittliche Betrag ist.

Haben Sie hohe Volumen?
Dann lohnt es sich oft, ein personalisiertes Angebot anzufordern.

Konnektivität
Überprüfen Sie die feste Internetverbindung und testen Sie, ob das WLAN-Signal stabil ist. Sorgen Sie für eine Ausweich-Internetverbindung zu 4G oder 5G, die bei Ausfall automatisch umschaltet. Verwenden Sie IMMER ein separates Netzwerk, auf dem sich Gäste niemals anmelden können.
Verwenden Sie für Gäste beispielsweise die 2,4-GHz-Frequenz und für den internen Gebrauch die 5-GHz-Frequenz. Oder umgekehrt, wenn Sie Geräte verwenden, die nur auf der 2,4-GHz-Frequenz funktionieren. Testen Sie die Verbindung während Stoßzeiten, wenn viele Gäste das WLAN-Netzwerk nutzen. Geben Sie der Kartenterminalverbindung und dem Kassensystem in der Routereinstellung Priorität.

Batterie- und Druckkapazität
Eine Batterie sollte mindestens 4 bis 8 Stunden halten, idealerweise eine komplette Schicht. Papierrollen sollten ohne Werkzeug einfach zu ersetzen sein. Erwägen Sie die Möglichkeit, Quittungen per E-Mail zu senden, um Papier zu sparen.

Software-Updates
Fragen Sie Anbieter nach automatischen Firmware-Updates für neue Zahlungsmethoden und Sicherheitsupdates. Stellen Sie sicher, dass Updates schnell oder über Nacht erfolgen können, damit es bei hoher Auslastung zu minimalen Störungen kommt.

Service-Desk und Austauschgarantie
Ein defektes Gerät an einem Samstagabend kann Hunderte von Euro Umsatz kosten. Überprüfen Sie SLA (Service Level Agreement) sorgfältig. Fragen Sie nach Ersatzgeräten innerhalb von 24 Stunden in Fällen von Defekten. Es ist am besten, immer einen Plan B zu haben und sich niemals nur auf ein Terminal zu verlassen. Nehmen Sie ein extra Terminal oder verwenden Sie ebenso eine Tap-to-Pay-Lösung mit Ihrem eigenen Telefon.

Johan Cruijff soll gesagt haben: "Man weiß erst, was man vermisst, wenn man es nicht mehr hat."

11:45 Uhr – Eintreffende Bürogäste
Mitarbeiter wickelt zehn Transaktionen in weniger als zwei Minuten ab, alle kontaktlos. Mitarbeiter können sich wieder anderen Aufgaben widmen.

13:00 Uhr – Touristen ohne niederländische Bankkarte
Internationales Schema wird automatisch erkannt, das Terminal zeigt das englische Menü. Die Touristen sind erleichtert, dass sie ohne lokale Währung bezahlen können.

15:30 Uhr – Nachmittagstief
Dashboard-Benachrichtigung "Umsatz unter Erwartung". Lisa initiiert über das POS eine 2-für-1-Smoothie-Aktion, die über QR-Code bezahlt werden kann. Innerhalb einer Stunde steigt der Umsatz wieder.

17:45 Uhr – Mitarbeiter bezahlen eigene Konsumationen
Managerrechte sind für Personalrabatt erforderlich, alles wird für die Buchhaltung protokolliert. Transparenz vermeidet Missverständnisse.

19:30 Uhr – Gruppe von zwölf möchte die Rechnung teilen
Terminal unterstützt Rechnungsteilung, vier Gäste zahlen kontaktlos, acht geben ihre PIN ein. Kein Ärger mit "wer hatte was" und Bargeld verteilen.

22:15 Uhr – Kassenabschluss
Zwei Minuten Export in die Buchhaltungssoftware, Zahlungsdatei automatisch an den Buchhalter. Lisa kann früher nach Hause.

Egal ob Sie einen Foodtruck, ein Michelin-Restaurant oder eine Pop-Up-Bar betreiben, die Botschaft ist klar: Ein modernes Kartenterminal gehört zu einem modernen Gastronomiebetrieb. Wer es klug einsetzt, gewinnt wertvolle Zeit, baut bessere Kundenbeziehungen auf und rüstet sein Geschäft für die Technologie der Zukunft.

Wie Lisa zusammenfasst: "Mein Kartenterminal ist vielleicht die beste Investition, die ich in mein Geschäft gemacht habe. Es hat nicht nur meine administrative Last erleichtert, sondern auch meinen Umsatz gesteigert und das Kundenerlebnis verbessert. In der modernen Gastronomie ist es kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit."