Het beste kassasysteem voor de horeca – functies, gemak en tips

Werk je in de horeca en wil je sneller, gemakkelijker en foutloos werken?
Dan is een goed horeca kassasysteem geen luxe, maar een noodzaak voor jou.
Of je nu een café, restaurant, lunchroom, snackbar of hotel runt, met de juiste software krijg je weer grip op je eigen zaak.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een modern kassasysteem voor de horeca is.
Ook leggen we uit waarom het belangrijk is, waar je op moet letten en wat het uiteindelijk oplevert.

Wat is een kassasysteem?
Een kassasysteem is meer dan alleen een kassalade waar je geld in stopt of waar een bonnetje uit een POS printer komt.
Het is een digitaal systeem dat je helpt bij:

• Het opnemen van bestellingen.
• Betalingen verwerken zoals PIN, contant of op rekening.
• Bonnen en facturen printen.
• De voorraad bijhouden van artikelen.
• Tafels beheren.
• Overzichten en statistieken inzien.

Alles werkt samen in één systeem.
Voor de dagelijkse werkzaamheden wordt meestal een touchscreen gebruikt samen met POS printers en pinautomaten.


Voor wie is een kassasysteem geschikt?
Een goed kassasysteem past bij elk type horecazaak.
Denk aan:

• Restaurants
• Cafés
• Bars
• Lunchrooms
• Snackbars
• Hotels
• Afhaal- en bezorgservices

Is er personeel?
Dan wil je snel en zoveel mogelijk foutloos werken.
Het eenvoudig inwerken van personeel is belangrijk zodat freelancers en invalkrachten snel met het systeem kunnen werken.

Ben je zelfstandige?
Dan wil je zoveel mogelijk overzicht hebben en het gemak van een kassasysteem hebben.

In beide situaties helpt een kassasysteem je altijd verder!

Een moderne kassa voor de horeca zorgt niet alleen voor snelheid en gemak, maar brengt ook overzicht, efficiëntie en betere controle binnen je bedrijf.
Hieronder vind je de belangrijkste voordelen uitgebreid toegelicht:

1. Snellere verwerking van bestellingen

• Bestellingen worden direct en snel ingevoerd via één centraal scherm.
• De bediening verloopt vloeiender, omdat medewerkers geen tijd verliezen met het ontcijferen van handgeschreven briefjes.
• Automatische koppelingen met je keukenprinter, barprinter en/of uitgifteloket-printer.

2. Minder fouten, meer efficiëntie

• Medewerkers maken minder fouten doordat bestellingen digitaal worden ingevoerd.
• Alle bestellingen zijn direct leesbaar, compleet en duidelijk voor iedereen.
• Geen vergeten drankjes, gerechten of speciale wensen, omdat het kassasysteem precies aangeeft wat er moet gebeuren.
• Voorraadbeheer, tafels, reserveringen en betalingen.
• Alle functies van het systeem zijn met elkaar gekoppeld.

3. Duidelijk overzicht

• Elk onderdeel van een bestelling is centraal inzichtelijk.
• Je ziet direct wat er verkocht is, welke tafels er nog open staan, en bijvoorbeeld hoeveel fooi er is gegeven.
• Betere communicatie tussen keuken, bediening en bar.
• Geen gedoe meer met losse briefjes, onduidelijke teksten of misverstanden onder medewerkers.

4. Eenvoudig beheer en inzicht in prestaties

• Realtime overzicht van omzet, voorraad en populaire producten.
• Direct inzicht in prestaties van medewerkers en verkoopstatistieken.
• Betere planning mogelijk dankzij duidelijke data en rapportages.
• Je hebt grip op de cijfers en je voorraad.
• Aan het eind van de dag zie je precies wat er is gebeurd.
• Je weet welke producten goed lopen, wat je omzet is, en hoe druk het was per uur of per dag.
• Met een zogenaamde Z-Bon maak je een afslag van de omzet en betalingen van een periode.
• In de regel is dit van een dag maar kan uiteraard ook doorlopen tot in de nacht.

5. Betere klantenservice

• Je personeel kan gasten sneller helpen en er is meer tijd voor de gasten.
• Snellere service leidt tot tevredenere klanten.
• Minder fouten betekent minder klachten en betere reviews.
• Opties voor eenvoudig afrekenen, zoals contactloos betalen en gesplitste rekeningen, verhogen het comfort van je gasten.
• Een kassasysteem verhoogt de klanttevredenheid en de kans dat gasten terugkomen.

Kortom, een moderne kassa voor de horeca zorgt ervoor dat jouw bedrijf soepeler draait, fouten aanzienlijk verminderen en je klanten tevreden naar huis gaan.

Moderne horeca kassasystemen zijn vaak cloud-based en werken op meerdere apparaten tegelijkertijd.
Sommige systemen hebben een hybrid functie. Met een hybrid functie kan er lokaal (on-premises heet dat) en in de cloud worden gewerkt.
Door een continue synchronisatie komt uiteindelijk alles in het cloudsysteem zodat alle overzichten kloppen.

Hier zijn een aantal belangrijkste punten waar je op moet letten:

Touchscreen en mobiel gebruik

• Het systeem moet snel en intuïtief werken, ook op tablets of smartphones.
• Zo kun je het kassasysteem overal gebruiken.

Koppeling met bon- en keukenprinters

• Bestellingen gaan direct naar de juiste plek: bar, keuken of counter.
• Misverstanden worden geminimaliseerd.

Pinautomaat-integratie

• Snelle betalingen, geen dubbele invoer.
• Je systeem praat met de pin, de klant betaalt en je bent klaar.

Tap to Pay integratie

• Gasten kunnen eenvoudig aan tafel betalen via Tap to Pay.
• Dit is een smartphone App die overal is te gebruiken.
• Een prettige bijkomstigheid is dat kosten per maand laag zijn en dat je je eigen smartphone kunt gebruiken als deze een NFC reader heeft ingebouwd.

Op rekening integratie

• Voor vaste gasten is het vaak vanzelfsprekend dat zij op rekening kunnen bestellen.
• Het kiezen van de gast en op rekening zetten moet eenvoudig werken en niet gebonden zijn aan een vaste periode.
• Ook het moment waarop de gast zijn rekening gaat betalen moet eenvoudig werken.

Tafelbeheer

• Je ziet precies welke tafels bezet zijn, welke tafels gereserveerd zijn, en wat er besteld is.
• Dit is gemakkelijk voor bediening en planning.

Reserveringsfunctie

• Gasten kunnen online reserveren via je eigen website.
• Je behoudt het overzicht. Erg handig voor rustige momenten en piekmomenten.

Voorraadbeheer

• Ondanks alle automatiseringsmogelijkheden werkt de "achterkant van een sigarendoosje" nog steeds voor sommige ondernemers.
• Maar het bijhouden van veel verschillende producten is vaak een uitdaging of kost veel tijd.
• Met name bij artikelen die kostbaar zijn en/of een beperkte houdbaarheid hebben.
• In dat geval is een vorm van voorraadbeheer erg handig. Daardoor voorkom je tekorten en verspilling.
• Sommige systemen passen de voorraad automatisch aan bij elke verkoop.

Koppeling met keuken- of bar-beeldschermen

• In plaats van papieren bonnen kun je ook werken met een digitaal scherm.
• Alles staat op volgorde, geen zoekwerk, en altijd up-to-date.
• Uiteraard heeft dit systeem ook zijn nadelen zoals hygiëne omdat het scherm continue met de hand bediend wordt.
• Het is daarom een persoonlijke keuze hoe je wilt werken met het in acht nemen van de hygiëneregels.

Gebruikersrechten en personeelsregistratie

• Je bepaalt wie toegang heeft tot bepaalde informatie en welke acties er binnen het systeem mogen worden uitgevoerd.
• Je registreert uren, pauzes, en ziet precies wie wat verkocht heeft.

Wat je precies nodig hebt voor een kassasysteem hangt sterk af van de opbouw van het systeem.
Over het algemeen zijn kassasystemen in twee soorten te verdelen:

1. App-intensieve kassasystemen
2. Webbased kassasystemen (cloudsystemen)

1. App-intensieve kassasystemen
App-intensieve kassasystemen maken gebruik van software die specifiek ontwikkeld is voor bepaalde besturingssystemen, zoals Android, iOS of Windows. Deze horeca kassa software moet op elk apparaat worden geïnstalleerd en moet regelmatig worden geüpdatet. De opslag van gegevens gebeurt hierbij meestal lokaal of in de cloud. Vanwege de steeds strengere eisen die appstores aan applicaties stellen, is bij deze systemen moderne hardware vereist. Ook moet je rekening houden met de installatie en het onderhoud van printerdrivers en netwerksystemen, wat extra kosten en beheer met zich meebrengt.

Samenvatting

• Dure hardware
• Beperkte keuze in besturingssystemen
• Afhankelijkheid van appstores
• Specifieke POS-printers (met drivers)
• Extra kosten: specialistische hulp voor installatie en onderhoud van printers
• Extra kosten: specialistische hulp voor het netwerkbeheer
• Internetverbinding noodzakelijk

2. Webbased horeca kassa's (cloudsystemen)
Webbased kassasystemen draaien volledig vanuit een browser en zijn niet software-intensief. Hierdoor zijn ze niet afhankelijk van een specifiek besturingssysteem. Zelfs oudere pc's, eenvoudige Android-kastjes of bijvoorbeeld een Raspberry Pi kunnen probleemloos werken met deze kassasystemen. Bij webbased systemen worden POS-printers via cloudverbindingen aangestuurd (bijvoorbeeld via MQTT, HTTP of sockets). Deze printers hebben geen aparte drivers nodig, waardoor installatie en onderhoud aanzienlijk eenvoudiger zijn. Bovendien is er nauwelijks netwerkbeheer nodig, omdat er simpelweg minder te beheren valt.

Samenvatting

• Goedkope hardware
• Alleen een browser vereist (onafhankelijk van besturingssysteem)
• Cloud-POS-printers zonder driverinstallatie
• Geen specialistische netwerkbeheerder nodig
• Internetverbinding noodzakelijk

Misschien werk je nog met een oud systeem of doe je nog alles met pen, papier en losse pintransacties.
Dat werkt, maar het kost tijd, geeft stress en leidt tot fouten.
Of je wilt een betaalbaarder systeem dat net zo goed werkt of zelfs beter werkt dan je huidige POS systeem.

Een nieuwe kassa voor de horeca:

• Werkt sneller
• Maakt je werk overzichtelijker
• Helpt je groeien
• Geeft rust in drukke momenten

Het zorgt ervoor dat jij en je team kunnen doen waar jullie goed in zijn: lekker werken en goede service leveren!


Waar moet je op letten bij aanschaf?

• Gebruiksvriendelijkheid
• Kies een systeem dat eenvoudig werkt, zodat je geen kostbare tijd verspilt aan eindeloze trainingen.

Flexibiliteit

• Kan het meegroeien met je zaak?
• Nieuwe vestigingen of extra functies?
• Wensenlijstje?

Service en ondersteuning

• Is er hulp als er iets misgaat?
• Is de leverancier beschikbaar in noodgevallen terwijl het bij jou heel druk is?

Koppelingen

• Werkt het systeem samen met je PIN, keukenprinter, reserveringssysteem en boekhouding?

Kosten

• Kijk naar totaalprijs, niet alleen naar aanschaf. Denk aan maandkosten, support en updates.

De toekomst

• Alles draait om data en gemak en moderne kassasystemen gaan steeds verder.
• Denk aan AI-rapportages, automatische suggesties, en zelfs spraakgestuurde bestellingen. Alles om jou tijd te besparen en je omzet te verhogen.

Een goed kassasysteem is een slimme investering
Het juiste kassasysteem zorgt voor minder fouten, snellere service, en meer grip op je zaak.Of je nu net begint of al jaren draait: overstappen naar een modern systeem is altijd een stap vooruit.

Meegroeien
Wil jij een kassasysteem dat met je meedenkt, meegroeit én je werk makkelijker maakt? Dan is het tijd om verder te kijken dan alleen een kassa voor de horeca en te kiezen voor een slimme totaaloplossing.