Multiproperty-Reservierungssystem Hotels

Multiproperty-Reservierungssystem

Dieses Multi-Property-System ist für Organisationen, kleine oder große Hotelketten und kooperierende Verbände geeignet. Alle Standorte sind miteinander vernetzt, einfach zu bedienen und multifunktional. Haben Sie fünf oder mehr Filialen unter Ihrer Verwaltung? 
Dann ist Xootle Connect die perfekte Lösung für Sie.
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Jahre Software-Erfahrung
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Integrierte Pakete
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Menschlicher Support
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Keine versteckten Kosten
Mehr Übersicht, weniger Aufwand

Verwalten Sie all Ihre Standorte über eine Plattform

Wenn Sie mehrere Unterkünfte, eine Hotelgruppe, eine Kette von B&Bs, mehrere Ferienparks oder eine Mischung aus diesen betreiben, kennen Sie das Problem: separate Systeme pro Filiale, doppelte Eingaben, zerstreute Berichte und kein Gesamtüberblick. 

Ein Multiproperty-Reservierungssystem löst dieses Problem. Damit verwalten Sie Reservierungen, Verfügbarkeiten, Tarife, Zahlungen und alle Ihre Standorte zentral über einen einzigen Login. Mit dem Multiproperty-Reservierungssystem von Xootle gehen Sie sogar noch einen Schritt weiter: Buchung, Kasse und Buchhaltung sind in derselben Plattform vereint.

Was ist ein Multiproperty-Reservierungssystem?

Ein Multiproperty-Reservierungssystem ist eine Software, mit der Sie mehrere Unterkünfte oder Standorte zentral verwalten können. 

Sie müssen also nicht für jeden Standort ein separates System nutzen. Alle Reservierungen, Gastdaten, Tarife und Ergebnisse sind übersichtlich an einem Ort zusammengefasst. Während Mitarbeiter innerhalb ihres eigenen Standorts arbeiten, kann das Management problemlos den Gesamtüberblick behalten. So können Sie Standorte vergleichen, Berichte erstellen und einheitliche Arbeitsweisen für die gesamte Organisation nutzen.

Kassensystem für die Gastronomie

Das Kassensystem arbeitet in der Cloud und kann auf Tablet, Smartphone und Desktop genutzt werden. So kann jeder Standort auf die für ihn am besten geeignete Weise abrechnen, beispielsweise an der Rezeption, im Restaurant, an der Bar oder im Geschäft. 

Bestellungen werden automatisch an die entsprechenden Drucker in der Küche, an der Bar oder am Abholpunkt weitergeleitet. Auch das Zahlungsterminal ist direkt mit der Kasse verbunden, sodass Beträge nicht doppelt eingegeben werden müssen. Jeder Standort kann eine eigene Kasse mit eigenen Abteilungen, Menüs, Druckern und Mehrwertsteuereinstellungen einrichten, während Sie den zentralen Überblick über alle Standorte behalten. 

Der große Vorteil liegt in der Verbindung zwischen Reservierung und Kasse. Bleibt ein Gast an einem Ihrer Standorte? Dann können ein Abendessen, ein Getränk oder ein zusätzlicher Service einfach der Zimmerrechnung hinzugefügt werden. 

Beim Auschecken wird alles ordentlich auf einer Abrechnung aufgeführt. Der Umsatz aus der Kasse wird automatisch in derselben Buchhaltung wie der Umsatz aus Übernachtungen verarbeitet – mit dem korrekten Mehrwertsteuersatz pro Standort. So sparen Sie Zeit und minimieren die Fehleranfälligkeit.

Zahlungen und Verwaltung in demselben System

Hier zeichnet sich Xootle aus. Reservierungen, Abrechnungen über die Kasse und Buchhaltung erfolgen gemeinsam innerhalb eines Systems. Zahlungsanfragen, Anzahlungen, Bürgschaften und offene Beträge können Sie zentral verarbeiten. Alles wird automatisch mit den entsprechenden Rechnungen und der Verwaltung verknüpft. 

Da die Buchhaltung standardmäßig integriert ist, müssen Sie Umsatz- und Mehrwertsteuerdaten nicht manuell zwischen verschiedenen Programmen übertragen. Besonders bei mehreren Standorten vermeiden Sie so Fehler und sparen viel Zeit.

Alle Bausteine. Nahtlos verbunden

Zentrales Management all Ihrer Standorte.
PMS
Verwalten Sie Reservierungen pro Zimmer, Suite oder Standort, pro Nacht, Tag, Stunde oder Minute. Sie erhalten einen sofortigen Überblick über die Verfügbarkeiten Ihrer gesamten Organisation.
Kassensystem - POS
Erfassen Sie Bestellungen schnell und fehlerfrei via Browser, Tablet oder Smartphone. Aufträge werden direkt an die Küche oder Bar weitergeleitet. Kein Papier, keine Missverständnisse.
Channel Manager
Synchronisieren Sie Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit mit über 200 Buchungskanälen. Eine Änderung wird sofort überall sichtbar.
Booking Engine
Erhalten Sie direkte Buchungen über Ihre eigene Website, ohne Provision an Dritte. Komplett in Ihrem Design und direkt an Ihr PMS gekoppelt.
Online Bezahlen
Sicher bezahlen über Ihre eigene Buchungsseite oder Ihren Webshop mit Xootle Pay. Keine externe Zahlungsanbieter und keine zusätzlichen Verträge erforderlich.
Vor Ort Bezahlen
Lassen Sie Gäste an jedem Standort mit Karte, Kreditkarte oder Tap-to-Pay bezahlen. Terminals können gekauft oder gemietet werden, und Transaktionen werden direkt in Ihrer Buchhaltung verarbeitet.
Buchhaltung
Von der Quittung bis zum Jahresabschluss: alles wird vollautomatisch abgewickelt. MwSt-Meldung, Gewinn- und Verlustrechnung und Bankintegration regeln Sie ohne manuellen Aufwand.
Mailing
Versenden Sie die richtige Botschaft zur richtigen Zeit. Basierend auf Gästedaten aus Ihrem CRM: persönlich, automatisch und nachverfolgbar.
Auktionen
Verkaufen Sie Ihre Zimmer über eine Auktion auf Ihrer eigenen Website, ohne hohe Provisionen von anderen Seiten. Sie legen selbst den Startpreis und die Bedingungen fest, während Kunden einfach online bieten können.
Website/CMS
Verwalten Sie Ihre Hotelwebsite ganz einfach selbst. Passen Sie Seiten, Fotos, Preise und Angebote an – ohne Programmierkenntnisse oder externe Webmaster.
Self Check-in
Lassen Sie Ihre Gäste selbst einchecken, wann Sie es wünschen. So behalten Sie die Kontrolle über den Check-in-Prozess, ohne immer selbst vor Ort sein zu müssen.
Cloudbox
Machen Sie jeden vorhandenen Drucker drahtlos und geeignet für treiberloses Cloud-Printing via MQTT. Keine IT-Installation, kein Aufwand.
Frequently asked questions

Häufig gestellte Fragen zu Xootle Connect

Ist es möglich, pro Property einen anderen Mehrwertsteuersatz einzustellen?
Ja, jede Property kann eigene Mehrwertsteuersätze verwenden. Das ist wichtig, da verschiedene Leistungen oder Unterkunftstypen unterschiedlich besteuert werden können. Sie legen den Steuersatz pro Property und pro Unterkunftstyp fest. So wird bei neuen Reservierungen automatisch der richtige Prozentsatz verwendet.

Wie gehe ich bei einer Mehrwertsteuererhöhung über mehrere Standorte hinweg vor?
Sie stellen den neuen Satz zentral mit einem Startdatum ein, ab dem alle Standorte den richtigen Prozentsatz automatisch anwenden. Haben Sie Standorte, für die sowohl der 7-%- als auch der 19-%-Satz gilt (beispielsweise durch Frühstück oder ausgeschlossene Vermietung)? Dann können Sie pro Unterkunft bestimmen, welcher Satz gilt, ohne jede Filiale separat neu konfigurieren zu müssen.

Erkennt das System denselben Gast, der bei mehreren meiner Standorte bucht?
Ja, Gastprofile werden zentral gespeichert. Dadurch können Sie wiederkehrende Gäste über alle Ihre Filialen hinweg erkennen. Dadurch ist es möglich, Loyalität zu belohnen, Präferenzen an andere Standorte zu übertragen und doppelte Profile zu vermeiden. Voraussetzung ist, dass der Gast selbst ein Konto im Gästeportal erstellt hat und der Erkennung an den verschiedenen Standorten zugestimmt hat.

Ist es möglich, bei einem ausgebuchten Standort automatisch eine Schwesterniederlassung als Alternative anzubieten?
Ja, da alle Ihre Standorte in einem System erfasst sind, sehen Sie direkt, wo noch Platz ist. So können Sie dem Gast eine Alternative innerhalb Ihrer eigenen Organisation anbieten. So behalten Sie die Buchung in Ihrem Portfolio, anstatt sie zu verlieren. Technisch gesehen hat jeder Standort eine eigene Datenbank und eigene Sicherheit. Xootle Connect sorgt dafür, dass Sie diese zentral nutzen können.

Ist es möglich, separate buchhalterische Hauptkonten pro Standort zu verknüpfen?
Ja, jeder Standort kann an eigene Hauptkonten und Kostenstellen gekoppelt werden, während die Zahlen weiterhin konsolidiert verfügbar sind. Da die Buchhaltung im selben System integriert ist, entfällt die manuelle Übertragung von Umsätzen zwischen separaten Systemen.

Wie funktioniert die Fakturierung, wenn ein Gast während einer Reise in mehreren meiner Standorte übernachtet?
Sie können Aufenthalte pro Standort separat fakturieren oder auf Wunsch einen übersichtlichen Beleg für den Gast erstellen. Die Umsätze bleiben dabei der jeweiligen Filiale zur Verwaltung und Mehrwertsteuer zugeordnet.

Ist es möglich, die Softwarekosten intern an jeden Standort weiterzubelasten?
Ja, da die Umsätze, Kosten und die Nutzung pro Filiale einsehbar sind, können Sie einen internen Verteilungsschlüssel anwenden, um die Kosten pro Standort weiterzuberechnen. Das ist besonders bei Franchise- oder Managementkonstruktionen nützlich.

Unterstützt das System ein Management- oder Franchisemodell, bei dem es für jeden Standort einen separaten Besitzer gibt?
Ja, pro Standort können Sie Eigentümer oder Partner mit einer eigenen Umgebung und Abrechnungen verknüpfen, inklusive der vereinbarten Provisionen. Eigentümer sehen ihre Belegung, Ankünfte und Erträge, ohne auf den Rest des Portfolios zugreifen zu können.

Wenn meine Filialen in verschiedenen Ländern sind, kann ich pro Standort eine eigene Währung nutzen?
Ja, neben Mehrsprachigkeit und Gäste-Währungen können Sie pro Standort die Basiswährung sowie die lokalen Zahlungsmethoden festlegen. So wird sichergestellt, dass eine Filiale im Ausland in der richtigen Währung abrechnet und bucht.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich einen Standort verkaufe oder stillege?
Die Daten eines einzelnen Standorts können separat exportiert werden. Sie können die Reservierungs-, Gast- und Finanzdaten dieser Filiale exportieren, ohne dass dies Ihre übrigen Standorte beeinflusst. Es ist auch möglich, den Standort zu entkoppeln, sodass der neue Eigentümer einfach weiterarbeiten kann.

Ist es möglich, einen Standort vorübergehend (saisonbedingt) zu schließen, ohne die gesamte Einrichtung zu entfernen?
Ja, Sie blockieren die Verfügbarkeit für einen bestimmten Zeitraum. Preise, Verknüpfungen und Einstellungen bleiben erhalten, sodass Sie in der nächsten Saison direkt wieder öffnen können.

Funktioniert das System, wenn an meinen Standorten verschiedene Unterkunftstypen gemischt werden (Hotelzimmer, Campingplätze und Apartments)?
Ja. Sie verwalten verschiedene Typen innerhalb derselben Plattform. Pro Standort und Typ können Sie eigene Preisstrukturen, Einschränkungen und Check-in-Regeln festlegen.

Kann ein Mitarbeiter von Standort A mit demselben Login bei Standort B einspringen?
Ja, über das zentrale Benutzermanagement. Sie weisen pro Standort Rollen und Rechte zu, sodass Einsätze möglich sind, ohne dass jemand auf nicht relevante Daten zugreifen kann.

Wie kann ich bestehende Reservierungen aus separaten Systemen pro Standort migrieren, ohne doppelte Buchungen zu verursachen?
Der Wechsel beginnt mit einer Bestandsaufnahme pro Standort. Anschließend erfolgt eine schrittweise Datenmigration, bis schließlich ein abgestimmtes „Go-Live“-Datum pro Filiale erreicht ist. Wenn Sie erst nach Kontrolle live setzen, vermeiden Sie doppelte oder „Problem“-Buchungen während der Umstellung.

Kann ich die Preise zentral festlegen und lokale Ausnahmen zulassen?
Ja, sie verwalten Tarifpläne zentral und lassen pro Standort Abweichungen zu. So ist es beispielsweise möglich, einen Zuschlag während eines lokalen Events oder einen Saisonpreis, der nur für eine Filiale gilt, festzulegen.

Wie gehe ich mit Touristensteuern um, die sich je nach Gemeinde unterscheiden?
Pro Standort legen Sie den lokalen Tarif und die Berechnungsweise der Touristensteuer fest. Das System berechnet diese automatisch in der jeweiligen Filiale, sodass Sie die Steuer pro Gemeinde korrekt abführen und berichten können.

Kann ich pro Standort ein eigenes Branding anzeigen und gleichzeitig eine übergeordnete Markenseite haben?
Ja. Sie können pro Filiale eine eigene Buchungsmaschine im eigenen Design anzeigen und zusätzlich eine übergeordnete Seite, auf der der Gast zunächst eine Filiale auswählt.

Welche Auswirkungen hat es auf die Geschwindigkeit und die Synchronisation, wenn ich Dutzende von Standorten hinzufüge?
Da die Plattform cloudbasiert ist, skaliert sie mit, ohne dass pro Filiale lokale Server benötigt werden. Verfügbarkeit und Tarife werden zentral und in Echtzeit synchronisiert, auch bei einer großen Anzahl an Standorten.

Kann ich Berichte sowohl pro Standort als auch konsolidiert für meinen Steuerberater exportieren?
Ja, Sie können Berichte sowohl pro Filiale als auch übergreifend erstellen. Diese können in verschiedenen Formaten exportiert werden, sodass sie anderswo eingelesen werden können. Dadurch werden lose Tabellenkalkulationen und manuelle Konsolidierungen reduziert. Haben Sie Wünsche, die von Xootle Connect nicht unterstützt werden? Damit kommen wir fast immer zurecht.

Wie sieht es mit Datenschutzvereinbarungen aus, wenn meine Standorte rechtlich getrennte Einheiten sind?
Sie können die Verarbeitung und Speicherfristen pro Einheit korrekt einrichten. Zentrale Speicherung bedeutet jedoch nicht, dass Verantwortlichkeiten verschwinden. Sie legen pro Standort oder Einheit fest, wer der Verantwortliche ist.

Können Rabattcodes oder ein Loyalitätsprogramm über alle Standorte hinweg gelten?
Ja, Sie können Aktionen und Rabattcodes entweder im gesamten Portfolio oder auf einzelne Standorte beschränken, abhängig von Ihrer kommerziellen Strategie.

Ist es möglich, eine zentrale Warteliste oder einen Überlauf zwischen Standorten einzurichten?
Ja, Sie können Anfragen, die nicht an den ersten Wunschort passen, an eine andere verfügbare Filiale weiterleiten oder auf eine zentral verwaltete Warteliste setzen.

Wie funktioniert eine Stornierungs- oder No-Show-Richtlinie, die je nach Standort variiert?
Sie legen die Stornierungs- und No-Show-Bedingungen pro Standort selbst fest. Somit hat jede Filiale ihre eigenen Richtlinien, während die Abwicklung zentral sichtbar bleibt.

Kann ich mein bestehendes Kassensystem (POS) pro Standort verbinden?
Bei Xootle ist das POS ein nativer Bestandteil derselben Plattform, sodass Reservierung und Abrechnung pro Standort in einer Umgebung erfolgen. Haben Sie bereits ein Kassensystem? Eine Verbindung ist manchmal möglich. Die Xootle-POS-Variante verhindert jedoch doppelte Eingaben zwischen Reservierungen und der Kasse.

Was ist der Unterschied zwischen einem Standard-Reservierungssystem und einem Multiproperty-Reservierungssystem?
Ein Standard-Reservierungssystem unterstützt nur einen einzigen Standort. Xootle Connect hingegen verbindet mehrere Unterkünfte, Restaurants oder Filialen in einer zentralen Umgebung. So verwalten Sie Preise, Benutzer und Berichte zentral, vergleichen Leistungen pro Standort und behalten gleichzeitig die Flexibilität jeder einzelnen Filiale.
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